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7.甘肃政法学院学生档案管理办法(试行)
2013-12-26 08:58  

(2004年10月12日校长办公会议通过)

为进一步做好学生档案管理工作,提高学生档案的利用效率,根据教育部关于学生档案管理的有关规定,结合我校实际,特制定本办法。

  一、建档范围

凡国家计划内招收的普高本、专科学生的高考档案材料、学生在校期间的奖惩材料、学生登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、学籍及成绩登记表、实习鉴定表、学生体质健康标准登记卡、学位审批表、学生党团材料、体检表、毕业论文等均属归档范围。

  二、归档程序

(一)新生档案在学生报到注册后三周内,由教务处招生办公室统一移交学生工作处档案室。

(二)学生登记表应在新生入校后由各二级学院负责组织填写,并按学生学号顺序排列,在规定的时间内统一移交学生工作处档案室。

(三)学生体检表由行政处卫生科在体检完毕一个月内移交学生工作处档案室。

(四)毕业生的学年鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、学籍及成绩登记表、毕业论文等应由学生所在二级学院归档整理,并按学生学号顺序排列后在规定的时间内统一移交学生工作处档案室。

(五)毕业生的学位审批表等材料应在学生毕业前由教务处按学生学号顺序排列后在规定的时间统一移交学生工作处档案室。

(六)学生党员、团员材料由各二级学院党总支、分团委负责装档密封后按学生学号顺序排列在规定的时间内统一移交学生工作处档案室。

(七)学生体质健康标准登记卡应在学生毕业前由体育教学部按学生学号顺序排列后,在规定时间内统一移交学生工作处档案室。

(八)凡学校文件作出的各类奖惩材料均应在审核完毕或文件下发后一周内由各相关职能部门移交学生工作处档案室及时归档;二级学院作出的奖励与处分材料在二级学院上报后一周内由学生工作处档案室及时归档。

  三、查阅档案

(一)因工作需要查阅学生档案时,须由二人以上持本单位介绍信说明查询目的及内容后,经学生工作处处长批准,方可查阅。查阅由学生工作处档案管理人员接待,并在规定地点进行,不得将档案材料带出规定地点。

(二)查询毕业生、退学学生档案的发送时间及去向者,应持单位介绍信及身份证、工作证,由查询单位或个人到学生工作处档案室办理登记手续后方可查阅。

(三)学生档案材料一律不得外借,凡查阅者要遵守档案管理的规定,不得私自复制、拍照、涂写、勾划、添加评语或撤换材料。

  四、档案移交

(一)应届毕业生的档案采取寄发本人就业单位、学生生源地人事部门或委托有关机构托管的移交方式。

(二)毕业生的档案属机要文件,应统一由学生工作处在学校办公室收发室办理寄发手续,学校办公室收发室负责及时寄出。

(三)需要托管档案的,毕业生在离校前,持本人申请,在学生工作处档案室办理档案托管手续,学生工作处将托管学生的档案统一移交省内有关学生档案管理机构。学生也可申请由学校学生工作处代为保管档案,但应按省上相关规定缴纳管理费用。

(四)用人单位若自行提取毕业生档案时,须持本单位介绍信、本人身份证或工作证,按规定办理手续后,方可提取档案。

  五、档案保管

(一)学生档案实行专人专管。

(二)档案管理人员要将归档材料分别编号、登记、造册,妥善保管,严格管理。

(三)档案室拒绝无关人员进入。

(四)档案室内严禁吸烟,要做好防火、防盗、防尘、防水、防潮等工作,确保万无一失。

  六、违规处理

(一)在查阅档案过程中违反规定的,对外单位人员由学生工作处函告所在单位,进行处理。

(二)学校专职档案管理人员违反规定,发生管理事故的,视其情节性质给予批评教育直至纪律处分。

(三)在档案移交过程中,出现私拆档案袋或涂改档案内容的,视其情节性质,给予相应处理。

(四)学校各相关部门在向学生工作处移交相关档案材料的过程中,发现弄虚作假、营私舞弊者,由学生工作处根据学校有关规定提交学校有关会议作出严肃处理。

  七、本办法由学生工作处负责解释。

  八、本办法自印发之日起执行。
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